Sådan får du effektive arbejdsvaner - pas på tidsrøverne!
Oplever du til tider, at din arbejdsdag forsvinder, uden du har nået halvdelen af det, der stod på din to-do-liste? Så er du helt sikkert ikke den eneste. For mange af os kan det være svært at holde fokus i løbet af arbejdsdagen, når forskellige tidsrøvere og overspringshandlinger får os af sporet. Men der er heldigvis hjælp at hente! I denne artikel vil vi gøre vores bedste for at hjælpe dig med at skabe mere effektive arbejdsvaner.
Når en arbejdsdag har været effektiv og produktiv, så vil du typisk gå hjem med en god følelse i kroppen, fordi du har nået det, du skulle, og dermed kan lade arbejdet blive på kontoret og hygge dig i din fritid. Men hvis din dag ikke har været effektiv, og du ikke har nået alt det, du ville, så kan du hurtigt komme til at føle dig utilstrækkelig og stresset. Og det kan være svært at give slip på arbejdsdagen, når du går hjem, fordi du går og tænker på alt det, du ikke nåede, som du derfor skal nå i morgen. Det er ikke en rar følelse, og det er ikke holdbart eller bæredygtigt for dig eller din arbejdsplads i længden.
Målet med at skabe effektive arbejdsvaner er altså, at du har nogle produktive arbejdsdage, hvor du rent faktisk når det, der står på din to-do-liste. Og hvor du har tid til at tage de pauser du behøver, uden at føle dig stresset eller utilstrækkelig. Så du kan gå hjem fra arbejde og holde fri med ro i maven.
Men hvordan når man derhen? Et godt sted at starte er at kigge dine arbejdsgange efter i sømmene for at se, om der er plads til forbedring. Selvom du ikke er opmærksom på det, kan du have mange uhensigtsmæssige vaner og rutiner, som afholder dig fra at nå alt det, du gerne vil, i løbet af din arbejdsdag.
Har du hørt om tidsrøvere?
Der er altså ikke tale om små mænd, der kommer og stiller uret frem, men derimod forskellige små ting, der i løbet af dagen stjæler dit fokus og afbryder dig i den opgave, du er i gang med.
Der findes både indre og ydre tidsrøvere. Indre tidsrøvere viser sig typisk enten som overspringshandlinger eller som en indre tilstand, der forhindrer os i at arbejde effektivt. Andre tidsrøvere kommer udefra. Det er mennesker og aktiviteter, der optager vores opmærksomhed og fjerner fokus fra det, vi mener er vigtigt. Men fælles for dem alle er, at de stjæler tid fra det, du bør have fokus på. For at styrke effektiviteten er det nødvendigt at kunne begrænse tidsrøvernes indflydelse på vores evne til at præstere.
Her er et eksempel på 5 af de mest typiske tidsrøvere:
- afbrydelser
- e-mails
- multitasking
- ineffektive møder
- overspringshandlinger
Typiske tidsrøvere er fx overspringshandlinger som at surfe på nettet, hente en ekstra kop kaffe, tjekke mails igen, se på telefonen, at tjekke sociale medier, sludre med kollegaer mv. Kort sagt irrationelle handlinger, der ikke bringer dig tættere på at være i mål med den specifikke opgave.
Nedenfor kan du se nogle eksempler på indre og ydre tidsrøvere – der findes sikkert mange flere:
Hvis du har et almindeligt kontorjob, så kan du sikkert nikke genkendende til, at flere af de ovennævnte punkter fra tid til anden stjæler af din tid. Derfor har vi samlet 5 gode råd, som kan hjælpe dig med at få bugt med dine tidsrøvere, så du kan undgå overspringshandlinger og få mere effektive vaner i dit arbejdsliv.
- Kend dine tidsrøvere: Ingen kan være perfekte og hundrede procent effektive hele tiden. Det vigtigste er at identificere, hvilke tidsrøvere der er de værste for dig. Det er selvfølgelig helt ok, hvis du har behov for pauser i løbet af arbejdsdagen. Men hvis du bliver ved med at ty til forskellige overspringshandlinger, uden du er bevidst om, at det afholder dig fra at færdiggøre din opgave, så bliver det et problem. Først når du er blevet opmærksom på, hvad der typisk distraherer dig, vil det være nemmere for dig at undgå overspringshandlingerne og holde fokus på opgaven.
- Prioriter fast fokustid: Sæt tid af til at arbejde uforstyrret uden afbrydelser. Med digitaliseringen og storrumskontorets indtog på de fleste arbejdspladser er vi blevet tilgængelige for kollegaer og samarbejdspartnere stort set hele tiden. Og selvom det medbringer mange fordele, er det ikke altid en god ting - slet ikke hvis man vil arbejde effektivt. Derfor er mange arbejdspladser begyndt at indføre fokustid i specifikke tidsrum på dagen, hvor man ikke må forstyrre hinanden med fx spørgsmål eller møder. På den måde får alle medarbejdere mulighed for at fokusere og koncentrere sig om en given opgave uden afbrydelser. Om din arbejdsplads gør brug af fokustid eller ej behøver ikke være afgørende. Sæt tid af i kalenderen og marker dig som optaget, så dine kollegaer ved, at du er utilgængelig i det tidsrum.
- Slå notifikationer fra, og flyt dig fysisk: Måske kan fokustid være svært at praktisere, hvis du fx sidder på storrumskontor, eller hvis der ikke er kultur for det på din arbejdsplads. Er det tilfældet, så kan det være en rigtig god ide at slå notifikationer fra på både telefon og mail og evt. flytte dig fysisk ved fx at sætte dig ind i et mødelokale, hvor du kan lukke døren og få ro. På den måde bliver du ikke forstyrret af hverken nye mails, beskeder eller en kollega, der lige vil spørge om noget.
- Ligger problemet egentlig i opgaven? Tidsrøvere i form af overspringshandlinger kan være et signal om, at noget ikke er, som det skal være. Ofte skyldes det, at den opgave, vi ikke kommer i gang med, er for svær, stor, uoverskuelig, kedelig, ubehagelig osv. Det kan også skyldes, at det at komme i mål med opgaven ikke er attraktivt nok. Grundlæggende organiserer hjernen vores motivation i retning af ’væk fra’ og ’hen imod’. For at kunne tage os sammen til at løse opgaven skal vi være motiverede til at komme væk fra udgangspunktet og/eller motiverede til at komme hen til målet. Derfor skal du aktivt gøre noget ved situationen for at komme videre med den opgave, du udskyder: bed om hjælp, bryd opgaven ned i mindre bidder, planlæg, find en belønning, løs en kedelig opgave på en ny (sjovere) måde.
- Lær at sige nej – til dig selv og til andre. Dette er nok lettere sagt end gjort, men det kan altså være en god idé at øve dig i at sige nej både til dine egne overspringshandlinger og til dine kollegaer. Selvom din impuls er at surfe på nettet, hente en kaffe mere, snakke med kolleger eller noget helt fjerde, så kan du godt sige nej til dig selv og gå tilbage til det, du skulle. Det samme gælder, hvis en kollega beder om hjælp eller ønsker noget fra dig. Øv dig fx i at sige: ”Det vil jeg rigtig gerne hjælpe dig med, men lige nu har jeg ikke tid. Måske kan vi tale sammen efter frokost/i morgen/ på fredag?” - eller hvad end der passer dig i situationen. På den måde siger du ikke nej, men du smider heller ikke alt, hvad du har i hænderne for at hjælpe andre med deres opgaver på bekostning af det, du selv skulle nå.
Få styr på dine tidsrøvere, og få en mere effektiv og produktiv arbejdsdag
Det første skridt mod mere effektive arbejdsvaner er altså at blive opmærksom på, hvad det er, der distraherer dig, og holder dig fra at færdiggøre dine opgaver. På den måde kan du indrette din arbejdsdag og opgaver på en måde, der sikrer, at du kan være mere effektiv i løbet af dagen. Og selvom du nok ikke kan undgå dine tidsrøvere helt, så kan du minimere dem en hel del, hvis du gør brug af vores gode råd.
Vil du vide mere?
Har du brug for hjælp til at skabe mere effektive arbejdsvaner? Bliv inspireret til at øge din personlige effektivitet gennem bedre arbejdsvaner. Teknologisk Institut udbyder flere forskellige kurser inden for personlig effektivitet og planlægning. Desuden finder du også mere inspiration og viden om effektivitet i form af podcasts, artikler, læringsserier m.m.
Kilde: Line Ullmann, underviser på Teknologisk Institut.